Mit Nachrichtenvorlagen automatisierst du deine Gästekommunikation in der Kurzzeitvermietung. Das automatische Versenden von Nachrichten an die Gäste von Ferienwohnungen gehört heute zu den Standardfunktionen moderner Channelmanager wie Smoobu oder Lodgify.
Ich nutze seit über fünf Jahren einen Channelmanager und versende meine gesamte Gästekommunikation automatisiert. So erhalten alle Gäste genau die Informationen, die sie brauchen – zum richtigen Zeitpunkt und ohne mit unnötigen Details überflutet zu werden.
In diesem Beitrag teile ich meine persönlichen Tipps sowie bewährte Nachrichtenvorlagen, die ich täglich in der Praxis einsetze. Klicke hier, um direkt zu den Vorlagen zu kommen.
Wie funktionieren Nachrichtenvorlagen?
Nachrichtenvorlagen funktionieren wie Templates, die du mit festen Bausteinen (zum Beispiel allgemeine Infos zum Parken oder Hausregeln) sowie individuellen Bausteinen (zum Beispiel Anreise- und Abreisedatum oder Gästeanzahl) befüllen kannst.
Im System legst du fest, wann diese Nachrichten an den Gast versendet werden sollen. Zum Beispiel:
- Direkt nach der Buchung
- X Tage vor / nach Anreise oder Abreise
- Tag der Abreise
Neben den Tagen kannst du auch die Uhrzeiten selbst festlegen. So stellst du beispielsweise sicher, dass der Gast alle Infos zum Check-Out vor dem geplanten Check-Out erhält.
Grundsätzlich können automatisierte Nachrichten portalunabhängig versendet werden – vorausgesetzt, dein Channelmanager bietet eine direkte Integration mit dem jeweiligen Buchungsportal an. In der Praxis unterstützen die meisten Channelmanager die großen und relevanten Plattformen wie Airbnb, Booking oder VRBO. Buchungsportale, die lediglich per iCal angebunden sind, erlauben hingegen keinen Versand automatischer Nachrichten an Gäste.
Zusätzlich kannst du deine Nachrichten entweder Portalunabhängig versenden oder für einzelne Portale eigene Nachrichtenvorlagen definieren. Ich habe beispielsweise eigene Nachrichtenvorlagen für Buchungen über Ferienwohnung-Website.
Abhängig vom gewählten Channelmanager, kannst du zusätzlich die Nachricht in verschiedenen Sprachen anlegen. Hinterlegst du also als zusätzliche Sprache „Spanisch“, erhalten spanische Gäste deine automatischen Nachrichten direkt auf ihrer eigenen Sprache. Dazu empfehle ich dir deine Ferienhaus Zielgruppe besser kennenzulernen, um die richtigen Sprachen zu hinterlegen.
Die Nachrichten werden automatisch aus deinem Channelmanager mit den von dir definierten Regeln versendet. Der Gast kann dann auf diese Nachrichten ganz normal über Booking oder Airbnb antworten. Die Nachrichten siehst du sowohl in der Oberfläche dienes Channelmanagres aber auch im Nachrichtenverlauf des Buchungsportals.
Nachrichtenvorlagen sind also ein wichtiger Bestandteil, um die Vermietung deines Ferienhauses zu automatisieren. Sie nehmen dir langfristig sehr viel Arbeit ab, sparen Zeit und steigern die Zufriedenheit deiner Gäste.
Welche Nachrichten sollte ich versenden?
Eine richtige Antwort gibt es hier nicht. Allerdings bin ich persönlich ein Fan davon den Gast durch einen klar strukturierten und schlanken E-Mail-Ablauf nicht zu überfordern. Für mich haben sich in den letzten vier Jahren Kurzzeitvermietung folgende vier E-Mails bewährt:
1. Buchungsbestätigung
Die Buchungsbestätigung ist Pflicht und sollte direkt nach der Buchung versendet werden, um dem Gast ein Gefühl von Sicherheit zu vermitteln.
2. Notwendiger Online Check-In
Frage rechtzeitig die Daten aller anreisenden Gäste ab, denn dazu bist du gesetzlich verpflichtet. Die meisten Channelmanager wie Smoobu bietet dazu ein integriertes Formular. So hast du direkt alle Gastdaten in deinem System und sparst dir Zettelchaos.
3. Infos zu Check-In
Lass dem Gast rechtzeitig alle Infos zur Anreise zukommen. Dazu gehören Infos wie Anfahrtsempfehlung, Parken und Check-In-Anweisungen oder allgemeine Infos wie vorhandene Handtücher, Bettwäsche oder Kaffee und Tee. So klärst du alle Fragen bevor sie beim Gast aufkommen – das sind nämlich auf Basis meiner Erfahrung die häufigsten Rückfragen von Gästen.
Tipp: Nutzt du eine digitale Schlüsselbox wie Nuki, informiere den Gast, dass er den Code am Tag per SMS erhält, sobald die Unterkunft für den Check-In bereit ist.
4. Gefällt es euch?
Versende am Morgen nach der Anreise eine kurze Nachricht und frage nach, ob alles in Ordnung ist. Sollte etwas fehlen oder nicht in Ordnung sein, hast du so die Möglichkeit zu korrigieren. Bist du engagiert und reagierst sofort, hat der Gast oftmals ein besseres Erlebnis als ohne.
Im Zuge der Mail kannst du individuelle Tipps für Aktivitäten in der Umgebung mitgeben.
5. Danke und gute Heimreise
Bedanke dich am Morgen der Abreise bei deinem Gast und wünsche ihm eine gute Heimreise. Frage gleichzeitig nach Feedback und einer positiven Bewertung, wenn ihm der Aufenthalt gefallen hat.
Beispieltexte für deine Nachrichtenvorlagen
Nachfolgend zeige ich dir meine Nachrichtenvorlagen, die ich automatisch über Smoobu versende. Für diese erhalte ich immer wieder positive Resonanz von meinen Gästen! Passe die Vorlagen einfach individuell an deine Ferienwohnung an.
Hinweis: Ich empfehle dir Platzhalter für Namen, Anreise- und Abreisedatum, Gästeanzahl, etc. zu verwenden. In meinen Vorlagen sind die Platzhalter von Smoobu. Diese musst du gegebenenfalls an die Platzhalter deines Channelmanagers anpassen.
Nachrichtenvorlage für Buchungsbestätigung
Betreff: Buchungsbestätigung für [apartment]
Hallo [firstGuestName],
vielen Dank für deine Buchung! Ich freue mich bereits sehr auf euren Aufenthalt und stehe vor, während und nach dem Aufenthalt jeder Zeit für Fragen zur Verfügung.
Übersicht zu deiner Buchung:
Check-In am [arrivalDate] ab 15:00 Uhr
Check-Out am [departureDate] bis [departureTime]
Gäste: [persons] Personen ([numberOfNights] Nächte)
Zwei Tage vor Anreise erhältst du eine Mail mit allen wichtigen Informationen zum Check-In. Der Schlüssel ist in einer Schlüsselbox, sodass ein zeitlich flexibler Check-In ab 15.00 Uhr möglich ist.
In der digitalen Gästemappe findest du die wichtigsten Infos zum Aufenthalt sowie die Hausregeln zusammengefasst:
[guestAppLink]
Bei Fragen kannst du dich gerne jeder Zeit bei mir melden!
Liebe Grüße aus dem schönen >>Ort der Ferienunterkunft<<
[firstName] [lastName]
Hinweis: Die Buchungsbestätigung, die ich bei Direktbuchungen über meine Ferienwohnungs-Website versende, ist leicht abgewandelt. Hier weise ich den Gast darauf hin, dass er die Rechnung innerhalb von 2 Werktagen erhält.
Nachrichtenvorlage für den notwendigen Online Check-In
Betreff: Notwendiger online Check In vor deiner Anreise!
Hallo [firstGuestName],
ich freue mich bereits auf euren Besuch im Tiny Fachwerkhaus.
Wichtige Info für deinen Check-In: Fülle für den Check-In bitte bis drei Tage vor Anreise unter dem nachfolgenden Link alle geforderten Daten aus: [onlineCheckInLinkDE]
Sobald das Formular ausgefüllt ist, erhältst du zwei Tage vor deiner Anreise alle Details zum Zugang (Schlüsselbox-Code) und zum Parken per Mail.
In der digitalen Gästemappe findest du die wichtigsten Infos zum Aufenthalt sowie die Hausregeln zusammengefasst: [guestAppLink]
Vielen Dank!
Liebe Grüße und einen tollen Tag
[firstName] [lastName]
Nachrichtenvorlage für die Infos zum Check-In
Betreff: Willkommen in [apartment]! 🗝️ Alle Infos für euren Check-in am [arrivalDate]
Hey [firstGuestName],
bald ist es so weit: Eure Auszeit im [Name der Stadt/Region] beginnt! Ihr reist am [arrivalDate] mit [persons] Personen für [numberOfNights] Nächte an – ich freue mich sehr, dass ihr meine Gäste seid.
Damit eure Anreise ganz entspannt abläuft, kommen hier alle wichtigen Details für euch:
Eure Ankunft
- Adresse: [Straße, Hausnummer, PLZ Ort]
- Check-in: Ab [checkInTime] Uhr liegt der Schlüssel für euch bereit.
- Zugang: [Beschreibung, z. B.: Der Schlüsselkasten befindet sich direkt neben der Eingangstür. Der Code lautet: [Code].]
Parken
- Parkmöglichkeit: [Beschreibung, z. B.: Nutzt am besten den öffentlichen Parkplatz in der [Parkplatz-Adresse].]
- Wichtiger Hinweis: [z. B.: Direkt am Haus gibt es leider keine Parkmöglichkeiten. / Das Parken in der Einfahrt ist nur zum Ausladen erlaubt.]
Im Haus – Fühlt euch wie zu Hause
- WLAN: Netzwerk: [Name] | Passwort: [Passwort]
- Ausstattung: [z. B.: Frische Handtücher liegen für euch bereit. In der Küche findet ihr Basics wie Kaffee, Tee und Gewürze zur freien Verfügung.]
- Extras: [z. B.: Spiele und Bücher findet ihr im Regal im Wohnzimmer.]
- Müll: [Kurze Info zur Mülltrennung, falls nötig.]
Check-out
- am [departureDate]
- bis [checkOutTime] Uhr
Falls ihr Fragen habt oder etwas fehlt, schreibt mir einfach oder ruft mich an unter: [Deine Telefonnummer].
Ich wünsche euch eine wundervolle Zeit!
Liebe Grüße
[Dein Vorname]
Nachrichtenvorlage zum Nachfragen, ob alles in Ordnung ist
Betreff: Gefällt es euch im [apartment]?
Hey [firstGuestName],
ich hoffe, ihr hattet eine erholsame erste Nacht im [apartment] und konntet euch schon ein wenig einleben! Ich möchte kurz nachhören, ob alles in Ordnung ist? Falls euch etwas fehlt oder ihr Tipps benötigt, schreibt mir gerne jeder Zeit!
Damit ihr das Beste aus eurer Zeit hier herausholen könnt, kommen hier noch 3 meiner persönlichen Highlights in der direkten Umgebung:
- Ein Besuch auf Schloss Stolzenfels – ein absolutes Märchenschloss direkt um die Ecke.
- Fahrt in Koblenz mit der Seilbahn über den Rhein hoch zur Festung Ehrenbreitstein (der Blick vom Deutschen Eck ist toll!)
- Eine Wanderung durch das Mühlental direkt hier in Rhens – perfekt, um mal richtig durchzuatmen
Zögert nicht mich jeder Zeit bei Fragen zu kontaktieren.
Ich wünsche euch noch einen wunderbaren Aufenthalt!
[firstName] [lastName]
Nachrichtenvorlage für die Abreise
Betreff: Danke und gute Heimreise!
Guten Morgen [firstGuestName],
ich hoffe, ihr hattet eine tolle und erholsame Zeit in unserem kleinen Fachwerkhaus und konntet die Tage in Rhens so richtig genießen.
Kurze Erinnerung: Die Check-Out-Zeit heute ist [departureTime].
Den Schlüssel könnt ihr einfach auf dem Küchentisch liegen lassen. Um den Rest (wie Betten und Müll) kümmern wir uns für euch!
Es liegt mir sehr am Herzen, dass sich meine Gäste rundum wohlfühlen. Wenn es euch bei mir gefallen hat, würde ich mich riesig freuen, wenn ihr mir eine positive Bewertung hinterlasst. Das hilft mir als Gastgeberin unglaublich weiter! Falls ihr direktes Feedback oder Anregungen für mich habt, schreibt mir auch das sehr gerne.
Ich wünsche euch eine angenehme Heim- / Weiterreise.
Liebe Grüße und bis bald
[firstName] [lastName]
Tipps für deine Nachrichtenvorlagen
Damit deine Automatisierung nicht nur Zeit spart, sondern bei deinen Gästen auch richtig gut ankommt, hier noch ein paar Profi-Kniffe aus der Praxis:
- Übersichtlicher Aufbau: Niemand liest gerne Textwüsten. Nutze Aufzählungspunkte, Absätze und setze Fettschrift für die wirklich kritischen Infos (wie WLAN-Passwörter oder Türcodes) ein. So finden Gäste alle wichtigen Infos direkt.
- Der „Mobile-First“-Check: Schicke dir die Vorlagen selbst einmal als Testnachricht aufs Handy. Sieht das Ganze auf einem kleinen Bildschirm immer noch übersichtlich aus? Falls nicht: Kürzen!
- Die Macht der Platzhalter: Nutze so viele Platzhalter wie möglich (Vorname, Unterkunftsname, Anreisedatum). Je persönlicher die Nachricht wirkt, desto weniger hat der Gast das Gefühl, gerade mit einem „Roboter“ zu schreiben.
- Timing ist alles: Schicke die Check-in-Details nicht zu früh. Fünf bis zwei Tage vor Anreise ist der „Sweet Spot“. Da ist die Vorfreude groß und die Nachricht verschwindet nicht ganz unten im Posteingang.
- Sprachbarrieren abbauen: Wenn du viele internationale Gäste hast, hinterlege die Vorlagen in deinem Channelmanager auch auf Englisch oder anderen beliebigen Sprache. Das sorgt für Vertrauen und reduziert Rückfragen durch Missverständnisse.
Fazit: Gästekommunikation muss kein Vollzeitjob sein
Nachrichtenvorlagen sind für mich das Herzstück einer entspannten Vermietung. Sie sind weit mehr als nur „getippte Texte“. Sie sind dein digitaler Co-Gastgeber, der rund um die Uhr arbeitet.
Durch die Automatisierung stellst du sicher, dass kein Gast vergessen wird und jede Information genau dann ankommt, wenn sie gebraucht wird. Das bedeutet für dich: Weniger Stress für dich, weniger Rückfragen in deinem Postfach und am wichtigsten glücklichere Gäste, die sich ab der ersten Sekunde gut aufgehoben fühlen.
Mein Rat an dich: Fang mit den oben genannten fünf Standard-Nachrichten an und verfeinere sie mit der Zeit basierend auf dem Feedback deiner Gäste. Du wirst erstaunt sein, wie viel Freiheit dir dieses System zurückgibt!
