Kurzzeitvermietung neben einem Vollzeitjob? Absolut machbar, wenn du die richtigen Tools nutzt!
Ich vermiete seit über 7 Jahren erfolgreich Ferienwohnungen, obwohl ich Vollzeit arbeite, nebenbei Websites für Ferienwohnungen erstelle und ein vollgepacktes Privatleben habe.
Mit den passenden Prozessen habe die Kurzzeitvermietung für mich automatisiert und meinen Aufwand auf maximal 2 Stunden pro Woche reduziert und trotzdem zufriedene Gäste, volle Auslastung und mehr Einnahmen.
In diesem Artikel zeige ich dir Schritt für Schritt, welche Tools ich selbst zur Automatisierung nutze, wie sie dir Zeit sparen und wie du deine Vermietung fast komplett automatisierst. Genau diese Tipps hätte ich mir damals am Anfang kostenlos gewünscht.
Warum Automatisierung in der Kurzzeitvermietung so wichtig ist
Die Kurzzeitvermietung bringt viele verschiedene Aufgaben mit: Buchungsmanagement, Gästekommunikation, Reinigungsorgsanitation, Buchhaltung, Marketing und vieles mehr.
Auch ich habe am Anfang alles manuell selbst gemacht. Nach nur kurzer Zeit habe ich allerdings gemerkt, dass mir die Aufgaben über den Kopf wachsen und ich so nicht das bestmögliche Ergebnis liefern kann. Daher habe ich frühzeitig mit der Automatisierung meiner Prozesse begonnen und von folgenden Vorteilen profitiert:
Weniger Zeitaufwand
Der aus meiner Sicht primäre Grund für die Automatisierung der einzelnen Aufgaben des täglichen Business eines Kurzzeitvermieters, ist den Zeitaufwand zu reduzieren. Wenn deine Prozesse stimmen, kannst du neben deinem Vollzeitberuf, Familie und Freunden entspannt deine Ferienwohnung(en) vermieten.
Zu Beginn, als ich alle Aufgaben (inklusive Reinigung) selbst übernahm, hatte ich die Woche ca. 20 Stunden Aufwand. Mittlerweile konnte ich den Aufwand auf maximal 2 Stunden pro Woche reduzieren, unabhängig von der Auslastung meines Ferienhauses.
Bessere Gästeerfahrungen
Durch die automatische Gästekommunikation und die digitale Gästemappe erhält der Gast immer alle relevanten Informationen sofort und auf einen Blick. So werden offene Fragen wie: „Wie läuft der Check-In?“, „Wo kann ich parken?“ oder „Wie lautet das WLAN-Passwort“ direkt geklärt.
Dadurch konnte ich die Gästeerfahrung deutlich verbessern. Das hat mir das Feedback der Gäste in Gesprächen, aber auch in Bewertungen gezeigt.
Reibungslose Abläufe
Reibungslose Abläufe sind die Basis für die erfolgreiche Kurzzeitvermietung. Zu Beginn hatte ich Chaos: Doppelbuchungen, Unsicherheiten bei Reinigungsterminen und zu günstige Preise bei besonderen Tagen. Dadurch sind mir zum Einen hohe Zusatzkosten entstanden, zum Anderen wurde der Aufwand unnötig groß und ich war gestresst.
Durch die Automatisierung der Prozesse, kann es zu keinen Doppelbuchungen mehr kommen, meine Reinigungskraft kann jeder Zeit auf anstehende Reinigungen zugreifen, mir Notizen zu notwendigen Artikeln wie Klopapier halten und die Übernachtungspreise passen sich automatisch an die aktuelle Anfrage an.
Diese Aufgaben kannst du automatisieren
Du wirst nicht von Tag 1 an jeden Prozess automatisiert haben, starte am besten mit den Aufgaben, die bei dir am meisten Zeit in Anspruch nehmen. Nachfolgend gebe ich dir eine Übersicht, welche Aufgaben du automatisieren kannst, um deinen Zeitaufwand zu minimieren,
- Check-In und -Out: Ein persönlicher Check-In ist toll, allerdings auch zeitaufwändig. Setze stattdessen auf einen Self-Check-In und -Out, um diesen Prozess zu automatisieren.
- Pflege des Buchungskalenders: Setzt du auf einen Channelmanager, wird dein Kalender über alle Buchungsportale und deine Fewo Website synchronisiert. Das heißt, jedes Portal zeigt immer die richtige Verfügbarkeit deiner Ferienwohnung.
- Gästekommunikation: Du kannst die Kommunikation mit deinen Gästen durch automatische Nachrichten sowie Nachrichtenvorlagen zu 85 % automatisieren. Versende zum Beispiel direkt nach der Buchung eine Buchungsbestätigung, drei Tage vor Anreise alle Infos zum Check-in und am Tag der Abreise die Check-Out Infos. Für typische Fragen von Gästen kannst du dir Nachrichtenvorlagen erstellen.
- Preisgestaltung: Mittels Dynamic Pricing wird der Preis pro Nacht deiner Unterkunft automatisch an die aktuelle Nachfrage angepasst. Steigt die Nachfrage, steigt auch der Preis. So kannst du deinen Umsatz und Auslastung maximieren.
- Reinigung: Ich empfehle dir, kurz- oder mittelfristig eine Reinigungskraft anzustellen oder mit einer Reinigungsfirma zu arbeiten, um deinen Zeitaufwand zu reduzieren und Buchungen für den nächsten oder gleichen Tag anbieten zu können.
- Terminabstimmung mit Reinigung: Übermittle die Reinigungstermine inkl. Personenanzahl direkt an deine Reinigungskraft. So hat sie jeder Zeit einen Überblick und kann sich die Termine zuverlässig einplanen – ohne nervige Abstimmungen via WhatsApp.
- Wäsche: Es gibt verschiedene Dienstleister, bei denen du dir Mietwäsche leihen kannst. Die benutzte Wäsche wird abgeholt und neue frische Wäsche wird gebracht. Für mich übernimmt das allerdings meine Reinigungskraft – frage also auch bei deiner Reinigungskraft mal nach.
- Einkäufe: Erstelle dir entweder auf Amazon ein Abo bestimmter Gebrauchsgegenstände wie Klopapier oder lass dich von deiner Reinigungskraft über eine Checkliste zu notwendigen Einkäufen informieren.
Wenn du mehrere Ferienwohnungen vermietest, kannst du noch deutlich mehr Aufgaben automatisieren oder abgeben. Besonders spannend ist hier die Möglichkeit, auch telefonische Gastanfragen auszulagern. Bei einer einzelnen Unterkunft lohnt sich das meiner Erfahrung nach allerdings kaum – die meisten Gäste rufen ohnehin selten an, weil durch eine klare Kommunikation vorab schon fast alle Fragen beantwortet sind. Außerdem bevorzugen viele einfach den schriftlichen Kontakt über Nachrichten.
Daher beschränke ich mich in meinem Beitrag auf die aus meiner Sicht wichtigsten Aufgaben.
Tools, die ich selbst nutze und empfehle
Mittlerweile arbeite ich seit über zwei Jahren mit den gleichen Tools, um die Vermietung meines Ferienhauses zu automatisieren. Damit du nicht so viel Zeit in die Recherche stecken musst, zeige ich dir mein persönliches Setup.
Hinweis: Das ist mein persönliches Setup. Es gibt natürlich viele andere tolle Tools, die dir die gleichen Aufgaben abnehmen können.
Buchungs- und Channel-Management mit Smoobu*
Den Channelmanager Smoobu nutze ich nun seit drei Jahren und war das erste Tool, das ich für die Automatisierung meiner Ferienhaus-Vermietung eingeführt habe.
Der Auslöser war eine richtig teure Erfahrung: Gleich zu Beginn meiner Vermietung hatte ich eine Doppelbuchung. Damals blockierte ich meinen Kalender noch manuell. Wenn auf Airbnb jemand gebucht hatte, sperrte ich die Daten bei Booking, und umgekehrt. Doch während ich in meinem Vollzeitjob als Webdesignerin beschäftigt war, kam es zu einer doppelten Anfrage für denselben Zeitraum.
Ergebnis: Ich musste eine der beiden Buchungen auf eigene Kosten stornieren. Das hat mich mehr gekostet, als ich an der Buchung verdient hätte.
Ab diesem Moment war klar: Ich brauche eine Software, die meine Kalender automatisch synchronisiert. Bei meiner Recherche stieß ich auf den deutschen Channelmanager Smoobu, der mich mit seinem fairen Preis-Leistungs-Verhältnis sofort überzeugt hat.
Mittlerweile ist Smoobu das Herzstück meiner Automatisierung, da es die meisten Aufgaben für mich übernimmt und gleichzeitig mit Buchungsportalen und anderer Software kommuniziert. Nachfolgend zeige ich dir die wichtigsten Aufgaben, die Smoobu für mich übernimmt:
Synchronisierung meines Buchungskalender über alle Unterkunftsportale
Dank Smoobu werden automatisch die Buchungskalender über alle Unterkunftsportale hinweg synchronisiert. Bei neuen Buchungen wird der gebuchte Zeitraum automatisch in allen Unterkunftsportalen und der Website blockiert. Das Gleiche gilt auch bei Stornierungen, sodass der gesamte Zeitraum wieder freigegeben wird.
So kann es zu keinen Doppelbuchungen mehr kommen.
Gästekommunikation
Mit den Nachrichtenvorlagen von Smoobu versende ich automatisch Nachrichten / Mails immer im richtigen Moment an meine Gäste. Folgende Nachrichten sende ich automatisch an meine Gäste:
- Buchungsbestätigung
- Infos vor der Anreise, wie Schlüsselbox-Code, Parkplatz und WLAN-Passwort
- Anfrage zum Online-Check-In
- Nachfass, ob alles in Ordnung ist
- Check-Out-Informationen
Die Nachrichten werden dann automatisch an den Gast über das jeweilige Buchungsportal oder per Mail bei Direktbuchungen versendet. So spare ich mir Rückfragen von Gästen, da alle Fragen geklärt werden, ohne den Gast mit Infos zu überschwemmen.
Gästemappe
In der digitalen Gästemappe findet der Gast die wichtigsten Infos individualisiert auf die eigene Buchung zusammengefasst. Auf die digitale Gästemappe kann der Gast ab Buchung über einen eigenen Link zugreifen.
Online Check-In
Du bist als Kurzzeitvermieter verpflichtet, die Daten deiner Gäste abzufragen. Diesen Prozess bilde ich ebenso über Smoobu ab. Hier kannst du über die integrierte Funktion direkt die Daten der Gäste abfragen und erhältst eine Info inkl. Download-Möglichkeit automatisch per Mail. Spare dir dadurch neben Zeit auch unnötiges Zettelchaos.
Dynamisches Preismanagement mit Pricelabs
Dein Channelmanager kommuniziert deine Preise an alle Unterkunftsportale und deine Website. Um deinen Umsatz und Auslastung zu steigern, solltest du deine Preise in der Hochsaison erhöhen und in der Nebensaison geringer halten. Um die Preise nicht manuell anpassen zu müssen – und so sogar mal eine besondere Chance wie große Konzerte oder Messen zu verpassen – nutze ich Pricelabs* zur dynamischen Preisgestaltung.
Das Tool passt die Preise meiner Unterkunft immer an die aktuell Nachfrage an. So habe ich immer den besten Preis und gleichzeitig die höchstmögliche Auslastung. Dadurch konnte ich meinen Aufwand minimieren und gleichzeitig Auslastung und Umsatz deutlich steigern.
Terminabsprache mit Reinigungskraft via Turno
Zu Beginn habe ich alle Termine zur Reinigung via WhatsApp an meine Reinigungskraft weitergegeben. Das war ein großes Hin und Her – vor allem, wenn es zu Stornierungen oder Anpassung der Gästeanzahl kam.
Mittlerweile nutzen wir Turno*, um die Terminabsprache einfach für beide Seiten zu gestalten. Turno ist eine Software für die Organisation der Reinigung von Ferienwohnungen. Zusätzlich gibt es auch einen Marktplatz mit verfügbaren Reinigungskräften – hier ist der deutsche Markt allerdings noch nicht so weit abgedeckt.
Die Termine inkl. Gästeanzahl fragt Turno automatisch aus Smoobu ab und erstellt daraus automatisiert ein Projekt. Dieses Projekt wird dann an deine Reinigungskraft weitergegeben. Im Projekt selbst kann deine Reinigungskraft dann zusätzlich Fotos, Infos zu Schäden oder fehlenden Artikeln hinterlegen.
Auf die Termine kannst du als auch die Reinigungskraft jeder Zeit über die App oder den Browser zugreifen.
Durch die Implementierung von Turno, muss ich keine Termine mehr mit der Reinigungskraft abstimmen, erhalte automatisiert Infos sobald das Projekt beginnt und abgeschlossen ist. Das vereinfacht die Zusammenarbeit und minimiert den Aufwand enorm.
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Buchhaltungssoftware
Auch Buchhaltung gehört zu den Aufgaben eines Kurzzeitvermieters. Hierzu gehören zum Einen die Einnahmen über Booking, Airbnb oder Direktbuchungen. Zum Anderen aber auch die Ausgaben wie für Reinigungskräfte oder Einkäufe wie Toilettenpapier und Reinigungsmittel.
Diese Belege sammle ich alle direkt in meiner Buchhaltungssoftware Lexware. Hier kannst du dein Konto direkt verknüpfen und die Belege direkt den jeweiligen Kontobewegungen zuweisen.
Vor allem praktisch finde ich die Funktion Belege direkt über die App am Handy fotografieren zu können. Das geht deutlich schneller, als alle Belege scannen zu müssen.
Für die Steuererklärung kannst du die Belege aus Lexware direkt exportieren oder deinem Steuerberater einen Zugriff geben. So hast du alle Belege gesammelt an einem Ort.
Website für Direktbuchungen
Die Website meiner Ferienwohnung ist zwar keine Software, nimmt mir jedoch trotzdem Arbeit ab. Bei Anfragen zur Verfügbarkeiten und Preisen, die telefonisch, per WhatsApp oder per Mail reinkommen, verweise ich immer direkt auf die Website.
Dort können die potenziellen Gäste selbstständig über das Buchungsformular die Verfügbarkeit sowie die Preise für den gewünschten Zeitraum prüfen. Auch die Buchung kann durch das in der Website eingebundene Smoobu Buchungssystem direkt getätigt werden.
Booking- und Airbnb-Funktionen
Automatische Nachrichten und Nachrichtenvorlagen in Airbnb und Booking helfen dir, den Kommunikationsaufwand deutlich zu reduzieren. Statt jede Antwort neu zu formulieren, kannst du dir Vorlagen für wiederkehrende Nachrichtenbausteine anlegen und diese bei häufig auftretenden Fragen mit wenigen Klicks versenden.
Zusätzlich habe ich in Booking beispielsweise eingestellt, dass Anfragen mit einer Check-in-Zeit, die nach meiner frühestmöglichen Check-in-Uhrzeit liegt, automatisch beantwortet werden. Booking verschickt in diesem Fall direkt eine kurze Bestätigungsnachricht, ohne dass ich manuell eingreifen muss.
Setup der Tools
Damit alle Prozesse reibungslos ineinandergreifen, müssen die einzelnen Tools miteinander verbunden werden. Alle hier genannten Systeme bieten dafür native Schnittstellen. Das bedeutet: Du brauchst kein Tech-Experte zu sein, um sie sinnvoll zu nutzen.
So arbeiten die Tools zusammen:
- Smoobu:
Smoobu ist das zentrale Element deiner Automatisierung. Hier laufen alle Informationen zusammen. Sämtliche Buchungen inklusive aller Detaildaten werden in Smoobu gesammelt. Diese Daten werden von dort aus an die Buchungsportale, Pricelabs, deine Fewo Website und Turno weitergegeben. - Pricelabs:
Pricelabs übernimmt die dynamische Preissteuerung. Auf Basis von Nachfrage, Saison, Wochentagen und weiteren Faktoren berechnet Pricelabs automatisch die optimalen Preise und spielt diese direkt in Smoobu ein. - Fewo Website:
Deine Website greift auf das Buchungssystem von Smoobu zu. Preise und Verfügbarkeiten werden dort in Echtzeit angezeigt. Buchungen, die über die Website eingehen, werden automatisch in Smoobu synchronisiert und stehen damit auch allen anderen angebundenen Tools sofort zur Verfügung. - Buchungsportale:
Portale wie Airbnb oder Booking übermitteln alle Buchungsinformationen an Smoobu. Im Gegenzug erhalten sie von Smoobu die aktuellen Preise, Verfügbarkeiten sowie automatisierte Gästenachrichten. - Turno:
Turno bekommt von Smoobu alle relevanten Buchungsdaten inklusive Gästeanzahl. Auf dieser Basis werden die Reinigungstermine automatisch an die Reinigungskräfte übermittelt. Diese können die Einsätze dort bestätigen, starten und abschließen.
Mein Tipp: Starte immer mit dem Setup deines Channelmanagers und verbinde zuerst deine Buchungsportale. Das ist die Grundlage für alle weiteren Automatisierungen.
Fazit zum Kurzzeitvermietung automatisieren
Mit den richtigen Tools kannst du die größten Aufgaben der Kurzzeitvermietung automatisieren. Unter anderem kannst du automatische Nachrichten an deine Gäste versende, Preise an die aktuelle Nachfrage anpassen und deinem Reinigungsteam Termine und Gästeanzahl mitteilen.
Zur Automatisierung reichen bereits wenige Tools: Ein Channelmanager, Tool zur dynamischen Preisgestaltung und Turno zur Abstimmung der Reinigungstermine. Zu Beginn wirst du Zeit in das jeweilige Setup stecken, jedoch kurzfristig – und vor allem langfristig – dadurch viel Zeit sparen. Neben dem Zeitersparnis, sparst du dir Doppelbuchungen, steigerst die Zufriedenheit deiner Gäste und vermeidest Fehler in der Organisation.
Ich nutze dieses Setup nun bereits seit drei Jahren und konnte mit diesem Setup meinen wöchentlichen Aufwand auf weniger als 2 Stunden minimieren. Deswegen empfehle ich dir, Schritt für Schritt ebenso auf Tools zur Automatisierung der Vermietung deiner Ferienunterkünfte zu setzen.
